Unidad IV. Capacitación y Desarrollo

Capacitación y Desarrollo

Por: Aimara, Hernandez

Generalidades

El talento humano es el activo más valioso y la base de la ventaja competitiva en un plan de desarrollo empresarial. Se hace imperioso que las organizaciones destinen una gran cantidad de recursos  en  la  capacitación  y desarrollo del personal, de manera tal de asegurar recursos humanos en el tiempo y con las mejoras destrezas y habilidades. Así como lo señala Ulrich (1997) quien manifiesta que: “La capacitación y el desarrollo del personal son dos tópicos en los que el área de Recursos Humanos de las empresas puede, muy claramente, añadir valor a la organización, al mismo tiempo que fortalecer su rol de servicio al cliente interno y asesoría a la alta gerencia”. (s/p)

En las mejores empresas, la capacitación es una necesidad del negocio. El propósito es alinear la estrategia de negocios y los recursos requeridos para obtener el mejor producto final o el más alto nivel de servicio efectivamente prestado. Esto significa que se debe tener empleados formados, capacitados y desarrollados adecuadamente para responder a las necesidades de la empresa y las demandas del mercado.

Capacitación y Desarrollo

La capacitación y el desarrollo (C y D) constituyen la parte central de un esfuerzo continuo diseñado para mejorar la competencia de los empleados y el desempeño organizacional. Según Werther y Davis (2008), la capacitación brinda a los aprendices el conocimiento y las habilidades necesarios para desempeñar sus trabajos actuales. Enseñar a un trabajador cómo operar un tomo o indicar a un supervisor cómo programar la producción diaria son ejemplos de capacitación. Por otra parte, el desarrollo implica un aprendizaje que va más allá del trabajo actual y tiene un enfoque a largo plazo. Prepara a los empleados para mantenerse al ritmo con la organización a medida que ésta evoluciona y crece. Las actividades de capacitación y desarrollo tienen el potencial de alinear a los empleados de una empresa con sus estrategias corporativas.  Aunque la capacitación (el desarrollo de habilidades técnicas, operativas y administrativas para todos los niveles del personal) auxilia a los miembros de la organización a desempeñar su trabajo actual, sus beneficios pueden prolongarse durante toda su vida laboral y pueden ayudar en el desarrollo de la persona para cumplir futuras responsabilidades.

Muchos programas que se inician sólo para capacitar a un empleado concluyen ayudándolo en su desarrollo e incrementando su potencial como empleado de intermedio, o incluso de nivel ejecutivo. Aunque en ocasiones la diferencia entre capacitación y desarrollo profesional es tenue, se entiende por desarrollo los programas dirigidos en especial a niveles de mandos medios y superiores, a corto, mediano y largo plazos.

Diferencias entre Capacitación y Desarrollo

Desde una perspectiva global, la distinción entre capacitación y desarrollo se hace sumamente imprecisa (Werther y Davis, 1995). Sin embargo, puede afirmarse que capacitar -en términos generales- significa ayudar a los adultos a aprender, mientras que desarrollar significa apoyar, a esos mismo adultos, en el proceso de gestión del crecimiento de sus propias capacidades (Margolis y Bell, 1986)

	Capacitación	Desarrollo
Responde a:	Cómo Hacer	Qué hacer, qué dirigir
Definición:	Actividad sistemática y programada que busca preparar al trabajador para que desempeñe sus funciones asignadas	Educación que busca el crecimiento profesional
Objetivo	Integrar al personal al proceso productivo	Acrecentar actitudes de una determinada filosofía organizacional
Nivel	Trabajadores en general	Ejecutivos
Plazo	Corto plazo	Largo Plazo
Tipo de educación	Perfeccionamiento técnico	Aprendizaje integral con miras al desempeño futuro

Fuente: Werther y Davis (2008, p.253).

Propósitos de la Capacitación y Desarrollo

1. Preparar a las personas para la realización inmediata de diversas tareas del puesto.

2. Brindar oportunidades para el desarrollo personal continuo y no sólo en sus puestos actuales, sino también para otras funciones más complejas y elevadas.

3. Cambiar la actitud de las personas, sea para crear un clima más satisfactorio entre ellas o para aumentarles la motivación y volverlas más receptivas a las nuevas tendencias de la administración.

Proceso para la Capacitación y Desarrollo

Fuente: Mondy, R. Wayne (2010, p.201)

Los ajustes mayores en los ambientes externos e internos requieren de un cambio corporativo. En la figura anterior,  se describe el proceso general de la capacitación y el desarrollo que anticipa o responde al cambio. Primero, una organización debe determinar su s necesidades específicas de capacitación. Después, habrá que establecer los objetivos específicos. 

Los objetivos podrían ser estrechos si están limitados a la capacidad de supervisión de un administrador, o podrían ser lo suficientemente amplios para incluir el mejoramiento de las habilidades administrativas de todos los supervisores de primera línea. En las organizaciones ejemplares, existe un vínculo muy cercano entre la misión estratégica de la empresa y los objetivos del programa de capacitación y desarrollo. Es necesaria la revisión y la actualización periódica de estos objetivos para asegurar que den apoyo a las cambiantes necesidades estratégicas de la organización.

Después de establecer los objetivos de Capacitación y Desarrollo (C y D) , la administración podrá determinar los métodos apropiados y el sistema de implementación y transmisión que se usará. Como es natural, la administración debe evaluar en forma continua la capacitación y el desarrollo para asegurar su valor en el logro de los objetivos organizacionales.

1) Determinación de las necesidades de Capacitación

El primer paso en el proceso de capacitación y desarrollo es determinar las necesidades específicas en esas áreas. En el altamente competitivo ambiente de las empresas de la actualidad, iniciar un programa tan sólo porque otras compañías lo están haciendo es buscar problemas. Se debe adoptar un enfoque sistemático para tratar las necesidades legítimas. La capacitación y el desarrollo deben determinarse realizando análisis a diferentes niveles:

• Análisis organizacional Desde una perspectiva general de la organización, se debe estudiar la misión estratégica de la empresa, sus metas y sus planes corporativos, junto con los resultados de la planeación estratégica de recursos humanos.

·                    Análisis de tareas: El siguiente nivel de análisis se concentra en las tareas que se requieren para lograr los objetivos de la empresa. Las descripciones de puestos son importantes fuentes de datos para este nivel de análisis.

• Análisis de las personas. La determinación de las necesidades individuales de capacitación es el nivel final. Las preguntas relevantes son: “ ¿quién necesita capacitación ?” y “ ¿qué tipo de conocimientos, destrezas y habilidades necesitan los empleados?” . Las evaluaciones del desempeño y las entrevistas o encuestas de supervisores y de los titulares de los puestos son útiles en este nivel.

 2) Objetivos de Capacitación y Desarrollo

En función de lo dicho y en relación con las aseveraciones hechas por Chiavenato (2011), a partir de lo anterior, se deberán definir y establecer objetivos claros, retadores, alcanzables y medibles a corto, mediano y largo plazos de capacitación, desde luego alineados con la estrategia general del negocio, esto es, que la planeación estratégica de la capacitación en todo momento deberá estar alineada y subordinada a la planeación estratégica integral, los objetivos y metas a establecer deberán coincidir y apoyar a los objetivos y metas organizacionales, éstos deberán ser comunicados y compartidos con el resto del personal para establecer el compromiso de logro en todos los niveles de la organización o en quienes recaiga la responsabilidad de que se imparta la capacitación en la empresa.

Para determinar los objetivos de la capacitación y el desarrollo se debe realizar una buena evaluación de las necesidades de capacitación. A través de esta podremos determinar a qué lugar se quiere llegar y  que medios dispongo para alcanzar los objetivos que de ella surjan.  Los principales objetivos de la capacitación son:

a) Preparar al personal para la ejecución de las diversas tareas particulares de la organización.

b) Proporcionar oportunidades para el continuo desarrollo personal, no sólo en sus cargos actuales sino también para otras funciones para las cuales la persona puede ser considerada.

c) Cambiar la actitud de las personas, con varias finalidades, entre las cuales están crear un clima más satisfactorio entre los empleados, aumentar su motivación y hacerlos más receptivos a las técnicas de supervisión y gerencia.

3) Métodos de Capacitación y Desarrollo

 Chiavenato (2011) afirma que una vez determinada la naturaleza de las habilidades, conocimientos o conductas que se desean como resultado de la capacitación, el siguiente paso es elegir las técnicas para el programa de capacitación, de modo que permitan optimizar el aprendizaje; es decir, obtener el mayor aprendizaje posible con el menor dispendio de esfuerzo, tiempo y dinero. Las técnicas de capacitación se clasifican con base en su utilización, tiempo y lugar de aplicación.

1. Técnicas de capacitación en cuanto a su utilización:

a) Técnicas de capacitación orientadas al contenido: diseñadas para la transmisión de conocimientos o información, como la técnica de lectura comentada, video discusión, instrucción programada (IP) e instrucción por computadora. Estas dos últimas también se llaman técnicas de auto instrucción.

b) Técnicas de capacitación orientadas al proceso: disertadas para el cambio de actitudes, desarrollo de la con ciencia propia y de los demás, así como desarrollo de habilidades interpersonales. Son las que destacan la interacción entre los educandos en el sentido de influir en el cambio de conducta o de actitud, más que en transmitir conocimiento.

c) Técnicas mixtas de capacitación: son aquellas por medio de las cuales se transmite información y se procura el cambio de actitudes y conducta. Se utilizan no sólo para transmitir conocimientos y contenidos, sino también para alcanzar objetivos establecidos fiara las técnicas orientadas al proceso

2. Técnicas de capacitación en cuanto al tiempo: Respecto del tiempo, las técnicas de capacitación se clasifican en dos categorías: las aplicadas antes de ingresar al trabajo (programas de inducción o de integración) y las aplicadas después del ingreso.

a) Capacitación de inducción o de integración a la empresa: pretende que el nuevo empleado se adapte y familiarice con la empresa, así como con el ambiente social y físico donde trabajará. Para integrar a un empleado nuevo a su trabajo se utiliza un programa sistemático. Se conduce por su jefe inmediato, un instructor especializado o un compañero. Esto se llama programa de integración o programa de inducción.

b) Capacitación después del ingreso al trabajo: Para la capacitación después del ingreso al trabajo se consideran dos aspectos.

i) Capacitación en el lugar de trabajo (en servicio).

ii) Capacitación fuera del lugar de trabajo (fuera de servicio).

3) Técnicas de capacitación en cuanto al lugar de su aplicación: Respecto del lugar de aplicación, las técnicas de capacitación se clasifican en capacitación en el lugar de trabajo (on the job) y fuera del lugar de trabajo, la primera se refiere a la que se desarrolla cuando el educando realiza tareas en el propio lugar de trabajo, mientras que la segunda tiene lugar en un aula o local preparado para esta actividad.

a) Capacitación en el lugar de trabajo: pueden impartirla trabajadores, supervisores o especialistas de staff. No requiere acomodos ni equipos especiales, y constituye la forma más común de capacitación. Es muy bien acogida en razón de que es muy práctica, pues el empleado aprende mientras trabaja. Las empresas pequeñas o medianas invierten en este tipo de capacitación. La capacitación en el puesto presenta varias modalidades:

i) Admisión de trainees que se entrenan en ciertos puestos.

ii) Rotación de puestos.

iii) Entrenamiento para algunas tareas.

iv) Enriquecimiento del puesto, etcétera

b) Capacitación fuera del lugar de trabajo: la mayor parte de los programas de capacitación que tienen lugar fuera del trabajo no se relaciona directamente con él y, en general, complementa la capacitación en el trabajo. La ventaja es la total inmersión del educando en la capacitación, lo que no es posible cuando desempeña las labores del puesto. Las principales técnicas o métodos de capacitación fuera del trabajo son:

i) Aulas para exposiciones.

ii) Expositiva y conferencias.

iii) Seminarios y talleres.

iv) Películas, transparencias, videocintas (televisión).

4) Ejecución de la Capacitación y Desarrollo

Es la cuarta etapa del proceso de capacitación. Una vez diagnosticadas las necesidades y elaborado el programa de capacitación, el siguiente paso es su instrumentación. La ejecución o realización de la capacitación supone el binomio formado por el instructor y el aprendiz. Los aprendices son las personas situadas en un nivel jerárquico cualquiera de la empresa que necesitan aprender o mejorar sus conocimientos sobre alguna actividad o labor. Los instructores son las personas situadas en un nivel jerárquico cualquiera de la empresa que cuentan con experiencia o están especializadas en determinada actividad o labor, y transmiten sus conocimientos a los aprendices. Así, los aprendices pueden ser trainees, auxiliares, jefes o gerentes, y, por otra parte, los instructores también pueden ser auxiliares, jefes o gerentes, o, incluso, personal del área de capacitación o consultores/especialistas contratados.

5) Evaluación de los Resultados de la Capacitación y Desarrollo

La etapa final del proceso de capacitación es la evaluación de los resultados. El programa de capacitación debe incluir la evaluación de su eficiencia, la cual debe considerar dos aspectos:

a) Constatar si la capacitación produjo las modificaciones deseadas en la conducta de los empleados

b) Verificar si los resultados de la capacitación tienen relación con la consecución de las metas de la empresa

La evaluación de los resultados de la capacitación se efectúa en tres niveles:

I.- Evaluación en el nivel organizacional: en este nivel, la capacitación debe proporcionar resultados como:

a) Aumento en la eficacia organizacional.

b) Mejora de la imagen de la empresa.

c) Mejora del clima organizacional.

d) Mejora en la relación entre empresa y empleados.

e) Apoyo del cambio y la innovación.

f) Aumento de la eficiencia, etcétera.

II.- Evaluación en el nivel de los recursos humanos: en este nivel, la capacitación debe proporcionar resultados como:

a) Reducción de la rotación de personal.

b) Reducción del ausentismo.

c) Aumento de la eficiencia individual de los empleados.

d) Aumento de las habilidades personales.

e) Aumento del conocimiento personal.

f) Cambio de actitudes y conductas, etcétera.

III.- Evaluación en el nivel de las tareas y operaciones: en este nivel, la capacitación debe proporcionar resultados como:

a) Aumento de productividad.

b) Mejora en la calidad de los productos y servicios.

c) Reducción del flujo de la producción.

d) Mejora en la atención al diente.

e) Reducción del Índice de accidentes.

f) Reducción del índice de mantenimiento de máquinas y equipos, etcétera

Ventajas de la Capacitación y Desarrollo

Entre los beneficios que podemos hallar para los empleados en la capacitación están los siguientes:

·         Ayuda a la persona a solucionar problemas y tomar decisiones.

·         Favorece la confianza y desarrollo personal.

·         Ayuda a la formación de líderes.

·         Mejora las habilidades de comunicación y de manejo de conflictos.

·         Aumenta el nivel de satisfacción con el puesto.

·         Ayuda a lograr las metas individuales.

·         Favorece un sentido de progreso en el trabajo y como persona.

·         Disminuye temores de incompetencia o ignorancia.

·         Favorece la promoción hacia puestos de mayor responsabilidad.

·         Hacer sentir más útil al trabajador mediante la mejora del desempeño

Algunos de esos beneficios para la empresa son los siguientes:

·         Ayuda a prevenir riesgos de trabajo.

·         Produce actitudes más positivas.

·         Aumenta la rentabilidad de la empresa.

·         Eleva la moral del personal.

·         Mejora el conocimiento de los diferentes puestos y, por lo tanto, el desempeño.

·         Crea una mejor imagen de la empresa.

·         Facilita que el personal se identifique con la empresa.

·         Mejora la relación jefe-subordinados.

·         Facilita la comprensión de las políticas de la empresa.

·         Proporciona información sobre necesidades futuras de personal a todo nivel.

·         Ayuda a solucionar problemas.

·         Facilita la promoción de los empleados.

·         Incrementa la productividad y calidad del trabajo.

Promueve la comunicación en la organización.

Referencias

Ulrich, D., Recursos humanos champions. Granica, Buenos Aires, 1997

Werther, W.B. y Davis, K. Administración de personal y recursos humanos (4^a Edición). McGraw-Hill/Interamericana, México, 1995.

Margolis, F.H., Bell, C.R., Instructing for results. University Associates, Washington, 1986.

Werther y Davis (2008 ). Administración de Recursos Humanos. El Capital humano de las empresas. (6ta. Ed.). México: McGraw Hill

Mondy, R. Wayne (2010). Administración de Recursos Humanos. (11 ed.). Mexico: PEARSON

Strategic Training and Development: A Gateway to Organizational Success”, HRMagazine 53 (marzo de 2008): 1-9.

Chiavenato, A. (2011) .Administración de Recursos Humanos: El Capital humano de las Organizaciones. (9ª. Ed.) México: McGRAW-HILL/INTERAMERICANA EDITORES, S.A. DE C.V.